PROGRAMA 5S

É comum as pessoas, em casa e no trabalho, terem dificuldades de localizar documentos, papeis de seu interesse, peças, material... Isto normalmente porque a sua pasta, bolsa, armário, computador, almoxarifado, mesa ou arquivo estão desorganizados.

O Programa 5S, desenvolvido no Japão após a segunda guerra, pode ser utilizado para organizar nossos recursos de arquivamento e armazenamento e assim melhorar a nossa qualidade de vida pessoal e nossa produtividade e qualidade de vida no trabalho. Constitui-se na criação e manutenção de critérios de retenção de materiais e documentos, organização e limpeza bem como da criação da disciplina no trabalho e na manutenção do próprio PROGRAMA 5S.

O seu nome vem da coincidência da primeira letra das palavras que identificam os pontos a serem implantados: No idioma japonês todas começam pela letra S. Por isso, denominaram o programa de PROGRAMA 5S.

De implantação muito simples, este o Programa 5S pode ser utilizado para melhorar a nossa qualidade de vida pessoal e também nossa produtividade e qualidade de vida no trabalho.

Esse “programinha” foi desenvolvido no Japão após a Segunda Guerra Mundial, nas décadas de 50 e 60, tendo como um de seus principais estruturadores Kaoru Ishikawa..

Constitui-se na criação e manutenção de critérios de retenção de materiais e documentos, organização e limpeza, bem como da criação da disciplina no trabalho e na manutenção do próprio programa.

O seu nome vem da coincidência da primeira letra das palavras que identificam os pontos a serem implantados: Todas começam pela letra S. Por isto, a denominaram do programa ser 5S.

Veja os pontos a serem implantados e como isto pode ser feito:

1-SEIRI – Senso de Seleção, Utilização e Descarte.

Técnica utilizada para identificar ferramentas, informações/arquivos, documentos e pastas, bem objetos, existentes no local de trabalho ou no lar e dar-lhes o destino adequado, com os seguintes critérios:

• O que é utilizado toda hora é mantido perto,

• O que é usado pouco, não precisa ser mantido tão perto (podendo ficar em um arquivo comum ou mesmo no almoxarifado, etc),

• O que não é usado nunca é descartado.

As principais vantagens do Senso de Seleção, Utilização e Descarte são a liberação de espaço, eliminação de documentos, materiais e ferramentas em excesso e desnecessários.

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Também permite a eliminação de dados de controle ultrapassados, itens fora de uso e sucata. Diminui o risco de acidentes.

2-SEITON – Organização, ordem e arrumação.

Após o descarte, passamos a ter maior disponibilidade de áreas. O Seiton nos recomenda arrumarmos as coisas e áreas que sobraram depois do Seiri.

Através dele, somos orientados a ter definição de um lugar para cada coisa e a determinação de que cada coisa deve ser mantida em seu lugar.

Os materiais, documentos, roupas, etc, devem ser colocados em locais de fácil acesso, identificados com facilidade e de maneira que seja simples retirá-los e colocá-los de volta no local correto.

Facilita a identificação de itens fora de lugar.

Permite rapidez e facilidade para encontrar documentos, informações, roupas, materiais, ferramentas e outros objetos; Possibilita economia de tempo e diminuição de acidentes na busca de materiais, informações e documentos.

3-SEISO –Senso de Limpeza

Após termos racionalizado e disponibilizado espaço, bem como definido o lugar de cada coisa, vamos limpar a área.

Podemos também identificar rotinas que geram sujeira, e buscar modificá-las.

Todos os agentes que agridem o meio-ambiente podem ser englobados como sujeira (iluminação deficiente, mau cheiro, ruídos, pouca ventilação, poeira, etc).

Cada usuário do ambiente, quarto, cama, móveis e máquinas é responsável pela manutenção da limpeza.

Sempre deixamos claro que cada um é responsável pela limpeza de seu posto de trabalho ou local onde vive (como o quarto).

Nele incentivamos o hábito de manter limpo e não sujar. Utilizamos a expressão “A melhor maneira de manter limpo é não sujar”.

Traz vantagens como a melhoria do ambiente, satisfação dos empregados por trabalharem em ambiente limpo, maior segurança, redução de acidentes, eliminação do desperdício e melhoria da imagem da organização por terceiros.

4-SEIKETSU – Senso de Saúde

Agora vamos manter a higiene em todos os locais por nós freqüentados, verificando o estado de implantação dos “5S”, quer sob o aspecto físico, quer sob o aspecto mental.

Vamos cuidar da higiene no sentido amplo, tornando o local saudável e adequado para a vida, bem como cuidar da nossa própria saúde.

Traz vantagens como redução de acidentes, melhoria no ambiente, redução de faltas ao trabalho por motivo de saúde e aumento da motivação e produtividade do pessoal

5-SHITSUKE – Senso de Disciplina ou autodisciplina

Agora é a vez de consolidar todos os 4s anteriores e este último define a necessidade de ter a disciplina de aplicar todos os S a toda hora. Firmemente manter todos os 5S!

A disciplina acontece quando as pessoas passam a fazer o que tem que ser feito e da maneira como deve ser feito, mesmo que ninguém veja.

Para que esse estágio funcione bem é necessário que todas as pessoas envolvidas discutam e participem da elaboração de regras que forem adotadas no programa 5S.

IMLANTAÇÃO E MANUTENÇÃO

A implantação do PROGRAMA 5S pode ser feita de formas diferentes.

O mais correto é treinar as pessoas sobre o Programa 5S, fazer um diagnóstico da área a receber o 5S, conhecendo o seu funcionamento para que a implantação do programa tenha resultados efetivos, planejar essa implantação. O diagnóstico deve ser feito por terceiro isento, para que seja mais fácil quebrar paradigmas, mudar hábitos, eliminar documentos e objetos. Mas as pessoas da área devem também participar.

Os resultados do programa implantado devem ser registrados em relatórios.

Depois de implantado é importante fazer auditorias periódicas que recomendamos sejam realizadas sem prévio aviso.

As vantagens incluem ambiente diário agradável, a melhoria nas relações humanas, a valorização do ser humano, o cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos e melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho.

Com a implantação do 5S se terá um ambiente pessoal ou empresarial de qualidade, sem excessos, visualmente agradável e principalmente produtivo e saudável.