DELEGAR É PRECISO

DELEGAR É PRECISO

Delegação é passar a outro a autoridade e reponsabilidade para execução de uma determinada atividade de um membro da organização para outro, normalmente hierarquicamente abaixo deste.

Na atividade empresarial, quando um gerente procede a uma delegação, mais do que apenas aliviando a sua carga de trabalho, está ganhando tempo para se dedicar a atividades mais importantes para ele e para a empresa e, dessa forma, melhorando o seu desempenho, além de valorizar quem recebe a delegação.

Além disso, ele está ganhando em qualidade de vida.

Muitos motivos levam à delegação

• Ter tempo para execução de atividades mais importantes.

• Aproveitar o potencial/desenvolver aptidões específicas dos subordinados.

• Treinar subordinados.

• Motivar subordinados.

• Aumentar o grau de iniciativa e criatividade dos subordinados.

• Economia (custo da hora de trabalho do executivo versus custo da hora de trabalho do auxiliar)

Por outro lado, muitos gerentes não delegam por diversos motivos:

• Acreditar que podem fazer tudo sozinhos.

• Falta de confiança na capacidade das pessoas.

• Falta de visão administrativa.

• Refugiarem-se na execução de tarefas técnicas.

• Medo de perderem o poder.

• Medo de ficarem ociosos ou se tornarem dispensáveis.

• Medo de errarem na delegação, etc.

Já os subordinados, muitas vezes, não recebem a delegação por não a solicitarem (falta de iniciativa), ou porque fazem a “delegação para cima” (devolvendo sempre à chefia a decisão , evitando assumir os riscos), por incapacidade técnica ou psicológica.

Como delegar?

a-Liste todas as suas atividades e, dentre elas, verifique quais pode ou deve delegar.

b-Identifique se existe alguém no seu departamento que pode executar a tarefa.

c-Mantenha um contato com quem deve receber a delegação para:

• Definir o que deve ser feito, os resultados a serem alcançados.

• Treinar formal ou informalmente.

• Definir formas de controle.

• Determinar prazos.

d-Faça acompanhamento, maior no início da delegação, aceitando dúvidas e dando e recebendo feedback.

Muitos erros não podem ocorrer numa delegação:

• Delegar responsabilidade sem a autoridade correspondente.

• Não definir adequadamente os limites quanto a prazos, o início e término da tarefa e grau de autoridade.

• Não treinar adequadamente.

• Abdicar.

O gerente faz a delegação e diz:

“Não quero ver mais isto”.

Com isto impede a busca de orientação posterior, solução de dúvidas e busca de feedback.

• Não buscar nem dar feedback.

• Ser intolerante com pequenos erros que podem surgir com freqüência na fase inicial da delegação.

• Faltar de diálogo em relação ao desempenho esperado.

• Delegar em função apenas do apreço pessoal e não da competência.

• Delegar exclusivamente por não conseguir realizar a tarefa em tempo hábil, deixando o “rabo de foguete” para o subordinado.

10 MANDAMENTOS PARA UMA MELHOR DELEGAÇÃO

1. Divida o poder com os subordinados, delegando ao máximo e dando apoio e autoridade a quem recebeu a delegação.

2. Conheça bem os subordinados, delegando conforme a capacidade e aptidão de cada um, não subestimando nem superestimando seus subordinados

3. Caso delegue tarefas que não constem da rotina do subordinado, explique a ele as razões que o levaram a isto.

4. Dê acompanhamento, esteja bem próximo e disponível para orientar o seu subordinado, até que ele esteja tão bem familiarizado que possa executar a atividade delegada sem um apoio próximo.

5. Delegue somente o que sabe que o subordinado é capaz de realizar.

6. Deixe bem claro as questões sobre as quais os subordinados devem decidir.

7. Delegue somente tarefas que para as quais os subordinados terão o tempo adequado para a realização.

8. Na hora de delegar, insista na comunicação clara e precisa, detalhando o que quer que seja feito, como quer que seja feito, objetivos esperados e formas de controle.

9. Incentive os subordinados a fazer perguntas sobre as tarefas a eles delegadas, de forma a esclarecê-las.

10. Aprenda a conviver com resultados de trabalho diferentes daqueles que obteria se realizasse o mesmo trabalho. Duas pessoas realizam o mesmo trabalho de forma diferente.

A delegação nas atividades do profissional liberal e em casa.

A delegação ocorre no escritório do profissional liberal quando ele contrata auxiliares (secretária, office-boy, outro profissional com a mesma formação), e deve ser feita com os mesmos cuidados indicados neste capítulo do livro.

A delegação ocorre em casa quando se contrata uma empregada, quando a mãe ou pai delega a um filho a atribuição de executar uma atividade de forma eventual ou permanente (ida ao banco, buscar pão na padaria, etc.), e também segue os mesmos princípios e formas apresentados neste capítulo.