LISTA DIÁRIA DE COISAS A FAZER

Planejamento Diário

Este é um instrumento de planejamento fácil, muito interessante e de resultados imediatos.

Devemos preparar todos os dias uma lista de coisas a fazer.

Ela nos dará uma visão de tudo que tem que ser feito no dia.

Com certeza ela será de grande valia para melhorarmos os nossos resultados e a nossa qualidade de vida no trabalho e na vida pessoal.

São recomendações importantes para serem observadas para a obtenção de bons resultados na lista diária:

Faça a lista todos os dias sempre no mesmo horário (no início do expediente ou no final).

Ao programar as atividades, seja realista, esteja consciente das limitações do tempo disponível e não inclua atividades em excesso.

Aplique as quatro fases do planejamento:

• Planeje.

• Coloque em ação.

• Dê acompanhamento.

• Corrija os rumos, se necessário.

As fases acima citadas, correspondem ao “Ciclo PDCA”, que estudaremos em mais detalhe no próximo capítulo.

Nas nossas atividades diárias, estamos sujeitos a muitas ocorrências imprevistas. Assim, é importante acompanhar e corrigir, até mesmo alterando a programação.

Fazendo a lista...

1-Faça uma relação, no rascunho, de tudo o que tem a fazer, independentemente da importância ou prioridade. Deixe as ideias fluírem sem limitações.

2-Feito o rascunho, atribua pontos a cada atividade conforme prioridade e importância.

3-Estabeleça ordem de execução, conforme a prioridade e oportunidade.

Oportunidade, entre outros aspectos, pode recomendar a justaposição de atividades semelhantes, especialmente quando ocorre a situação de “estar com a mão na massa”.

Exemplo: Se temos duas atividades a serem executadas no computador, mesmo que uma seja importante e outra não, em algumas situações poderemos colocá-las junto na ordem de execução, junto à atividade mais importante, é claro!

4-Defina horários de execução, determinando uma pequena reserva de tempo entre uma atividade e outra.

Essa reserva de tempo é importante para o caso de você demorar mais do que o previsto em alguma atividade ou para cobrir eventuais imprevistos.

5-Passe o seu rascunho para sua agenda, fazendo as anotações a lápis/lapiseira ou no computador para permitir reprogramação, se necessário for.

6-Corrija seu planejamento à medida que as coisas venham acontecendo.

7-Adicione atividades à medida que concluir as já previstas.

8-Antes de executar cada tarefa, pergunte: por que eu? É possível delegar? Delegue tudo que for possível delegar.

Reveja a lista anterior quando for fazer a lista de cada dia:

• Analisando as atividades que foram realizadas e seus resultados concretos.

• Analisando as causas da não realização das que não foram feitas.

• Verificando a real necessidade de realizar cada atividade. Elimine aquelas que não estejam de acordo com seus objetivos ou que não lhe tragam resultados concretos.

• Estudando a adequação: quem deveria estar, efetivamente, realizando a tarefa? Esta atividade deve feita por mim? Por outro departamento?

• Uma vez satisfeito por estar realizando um trabalho necessário, adequado e eficaz, pergunte:

“Há uma melhor maneira de fazê-lo?”.  Procure métodos mais rápidos e melhores procedimentos.