10 Regras de ouro para uma boa reunião
10 REGRAS DE OURO EM REUNIÕES
Flávio Martins da Costa Escritor, palestrante e consultor – Celular 31 9 97 05 74 28
Verifique a real necessidade da reunião – O (s) assunto (s) pode (m) ser resolvidos com resultados por outras formas?
Muitas vezes fazemos reuniões sem que elas sejam necessárias e seus assuntos podem ser resolvidos muitas vezes por materiais melhor preparados ou mesmo uma reunião com menos participantes.
Planeje a Reunião: Objetivo, assuntos, data, participantes, local, horário e recursos necessários, não se esquecendo de verificar a possibilidade de comparecimento dos participantes e assegurando que todos sejam convocados em tempo hábil para se planejarem e que recebam a pauta antecipadamente.
O planejamento vai assegurar melhores resultados. Uma pauta bem elaborada orienta os participantes sobre como se preparar para a reunião e até mesmo indica reuniões preparatórias por parte dos participantes.
Os horários devem ser os que menos prejudiquem as atividades normais da empresa.
Os participantes devem ser avisados antecipadamente para que se preparem
Utilize recursos tecnológicos disponíveis para convocação, realização (incluindo utilização de recursos como “Skype” para participação à distância de alguém que não possa estar lá pessoalmente) e elaboração de ata.
Esteja certo que os participantes compreendam os recursos utilizados para convocação.
Se algum convocado não puder participar, avalie a sua participação através de recursos tecnológicos como Skype e assim viabilizar a sua participação.
Organize a realização e participação, com um coordenador para obter objetividade, conseguir alcançar os resultados esperados.
O seu papel é assegurar o cumprimento da pauta, evitar a inserção de assuntos que não sejam do objetivo.
Através do coordenador, assegure a participação de todos com elegância e cortesia, sem que os menos fortes na manifestação deixem de ter sua participação.
Dependendo da cultura da organização, alguns elementos poderão “dominar” a reunião, dificultar a participação dos outros, mais tímidos ou com dificuldade de impor sua participação através do tom de voz.
Também através do coordenador, busque a objetividade de participação de cada um, limitando com diplomacia os excessos dos “mais falantes”.
O coordenador deve ter a habilidade de levar os participantes a sintetizarem seus assuntos sendo mais objetivos na fala e ao mesmo tempo não se sentirem limitados.
Assegure que a reunião se realize e encerre nos horários determinados, podendo se iniciar mesmo que não estejam todos lá na hora determinada para início.
Muitas vezes, os participantes menos pontuais levam em consideração uma possível “espera” por eles e acabam relaxando. Se a empresa sempre começa no horário as reuniões sem esperar os “atrasados” todos tenderão a se apressar. Reuniões iniciadas e conduzidas nos horários planejados permitem que as outras atividades a serem desempenhadas pelos participantes não sejam muito prejudicadas.
Não permita interrupções de qualquer espécie, não precisando ser radical.
Faz parte da boa condução de uma reunião evitar que outras pessoas do meio externo possam interromper a condução dos trabalhos.
Não permita uso de celular e conversas paralelas.
Celular e conversas paralelas podem em muito prejudicar a concentração e o rendimento da reunião.
Encerre a reunião assegurando resultados esperados, entendimento e satisfação por parte de todos e, efetivamente, uma ata objetiva consolidando os assuntos discutidos e a resoluções tomadas.
O fechamento conclusivo da reunião, permite a saída de todos com satisfação dos resultados alcançados.
Veja mais no livro SOCORRO, NÃO TENHO TEMPO !! de Autoria de Flávio Martins da Costa, publicado em sua segunda edição pela EDITORA JURUÁ. Veja especialmente no capítulo que trata de Reuniões que, mal conduzidas, podem ser desperdiçadores de tempo e ensina como melhor conduzir.
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