Você solucionador ou liquidador de problemas

SOLUCIONAR OU LIQUIDAR PROBLEMAS?

VEJA MAIS UMA FERRAMENTA NA GESTÃO DE PROCESSOS

Por Flávio Martins – Consultor Organizacional, Escritor, Palestrante e Professor Universitário de Teoria Geral da Administração

Muitas pessoas se vangloriam de ter a capacidade de solucionar os inúmeros problemas que “caem” em suas mesas todo dia. “Tenho sempre o meu dia abarrotado de problemas, passo o dia solucionando-os, mas resolvo”, muitas dizem...

Elas têm mérito, mas quantos desses problemas são repetitivos e poderiam deixar de ser reincidentes e eliminados definitivamente, gerando queda do volume de atividades diárias e aumentando os resultados e qualidade do trabalho do “solucionador de problemas”? O bom é acabar com os reincidentes, de forma a tornar o trabalho mais leve.

Como fazer para “LIQUIDAR” PROBLEMAS REINCIDENTES?

1 – IDENTIFIQUE CLARAMENTE O FATO / PROBLEMA

Exemplo: Na empresa x ocorre frequentemente falta de documentos nas admissões. Fato colocado: Na admissão do Técnico em Informática João Pereira não foi entregue o certificado de conclusão do curso técnico em informática.

2 – ESTABELEÇA AÇÕES DE CORREÇÃO, trabalhe a solução do problema imediato e lide com as consequências.

No exemplo, foi definido que a Supervisora de Pessoal buscaria com João o documento faltante e o arquivaria, complementando o processo de admissão.

3-IDENTIFIQUE A CAUSA RAIZ DO PROBLEMA.

Qual foi a causa fundamental do problema? A definição da Causa Raiz permitirá que definamos a AÇÃO CORRETIVA, que é que vamos fazer para evitar a reincidência do problema. Para isso, devemos trabalhar as causas.

Pode ser feita uma análise simples, ou utilizar ferramentas como: REGRA DOS 5 POR QUÊS, DIAGRAMA DE PARETO e DIAGRAMA DE ISHIKAWA (Ou “espinha de peixe”)

No caso, se entendeu como causa que não havia uma LISTA DE DOCUMENTOS DE ADMISSÃO para assegurar que seriam solicitados todos os documentos necessários.

4-DEFINA A AÇÃO CORRETIVA, o que vai se fazer para evitar a reincidência. Uma boa identificação de CAUSA RAIZ permitirá que se encontre a AÇÃO CORRETIVA que vai evitar ou minimizar a reincidência do problema.

No exemplo, a AÇÃO CORRETIVA definida foi criar a LISTA DE DOCUMENTOS PARA A ADMISSÃO e inseri-la na descrição do processo ADMISSÃO DE COLABORADORES.

Deve-se, também, ver a possibilidade de aplicar a solução para processos semelhantes.

5- AVALIAÇÃO DE EFICÁCIA. Sempre que fizer uma mudança em um processo a partir de um problema, faça a AVALIAÇÃO DA EFICÁCIA, para ver se a AÇÃO CORRETIVA realmente permitiu a eliminação do problema ou se teremos que fazer correções.